سياسة الحوكمة

قامت آفاق بتطوير سياسة الحوكمة والتي تحدد مبادئ الحوكمة االرئيسية التي اعتمدها مجلس إدارة الشركة. حيث من خلالها تحدد مسؤوليات مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي. حيث تسعى الشركة إلى تحديد دور كل طرف لضمان تحديد الصلاحيات لتمكين الاستقلالية والفصل في الواجبات والمسؤوليات في أدارة وأعمال الشركة اليومية .

تحدد السياسة أيضًا العلاقة بين مجلس الإدارة والإدارة التفيذية والتي تنطوي على أداء ونزاهة عالية . ويتم ذلك من خلال النقاشات الدائمة والمستمرة، حيث يتم تنفيذ مؤشرات الأداء وتحقيقها من قبل الإدارة وفقًا لتوقعات المساهمين المتفق عليها . إن مجلس الإدارة يقوم بمراجعة سير عمل وأداء فريق العمل على فترات زمنية محددة لضمان تلبية التوقعات المخطط لها. وفي حالة عدم تحقيق الأهداف، يتم اتخاذ المزيد من التدابير التصحيحية من أجل تحقيق هذه التوقعات .

يدير مجلس الإدارة الشركة بكفاءة وفعالية من خلال تنفيذ أدوارهم وواجباتهم بنزاهة ومصداقية ومهنية وفقًا للقانون وذلك من أجل خدمة مساهمي الشركة وأصحاب المصلحة؛ وبالتالي ضمان التزام الشركة بمسؤلياتها الإدارية بأعلى المستويات المهنية . ويتمثل دور مجلس الإدارة في توجيه الشركة فيما يتعلق باستراتيجة الشركة للتأكد وضمان أن لديها السياسات والأنظمة الكافية من الضوابط الداخلية والتشغيلية والمالية. ويعتمد مجلس الإدارة المسؤوليات الرئيسية التالية:

      •   التصرف بنزاهة في جميع الأوقات وتطبيق أعلى قيم و مهام الولاء تجاه الشركة ومصالحها

      •   ضمان التحكم والرقابة الفعالة على أعمال الشركة بأكملها. فيجب على أعضاء مجلس الإدارة التأكد من أن الشركة لديها سياسة قوية للحوكمة تتناسب مع ملف وتقارير المخاطر لآفاق الاسلامية للتمويل.

      •   مسؤوليات الموافقة والإشراف على تنفيذ الأهداف الاستراتيجية للشركة وكذلك وظيفة إدارة المخاطر ووظيفة الامتثال والمراجعة الداخلية والخارجية.

      •   تشكيل الهيكل التنظيمي للشركة بما في ذلك تحديد المسؤوليات والصلاحيات الرئيسية للإدارة العليا، ومراجعة واعتماد أي تغيير في الهيكل المتعلق برفع التقارير والتسلسل الإداري.

      •   الإشراف على الإدارة العليا للشركة لضمان تنفيذ أنشطة وعمليات الشركة بطريقة تتفق مع القرارات والاستراتيجية والسياسات المعتمدة من قبل مجلس الإدارة.

      •   تحديد معايير لاختيار وتأهيل الأفراد ليتم تعيينهم في مجلس الإدارة.

      •   اعتماد إجراءات اختيار وطلب وكذلكالتوصيات موجهة للجمعية العامة للموافقة على الأفراد المؤهلين للتعيين في مجلس الإدارة.

      •   تقديم توصية بشأن المكافأة السنوية لكل من المدراء المعنيين موجهة إلى رئيس مجلس الإدارة للموافقة عليها وفقاً للحدود المنصوص عليها في النظام الأساسي للشركة.

      •   إنشاء لجان مجلس الإدارة حسب الاقتضاء، بما في ذلك أعضائها، وتحديد سلطات هذه اللجنة وأدوارها ومسؤولياتها والمكافآت، إن وجدت. حيث يقوم مجلس الإدارة بمراجعة أداء أي من هذه اللجان مرة واحدة سنويًا على الأقل.

      •   تحديد أدوار ومسؤوليات التفويض لتقييم الأداء وتحديد المكافآت والتوصية بتغيير الرئيس التنفيذي للشركة إذا لزم الأمر.

      •   إعداد خطة واضحة لتَعاقُب الرؤساء التنفيذيون.

      •   مراجعة واعتماد رؤية الشركة ورسالتها واستراتيجيتها وخطة (خطط) العمل والميزانية السنوية والتي سيتم اقتراحها وتقديمها من قبل الرئيس التنفيذي والمدير المالي للشركة.

      •   مراجعة واقتراح توزيع أرباح الشركة في اجتماع الجمعية العمومية السنوي.

      •   مراجعة واعتماد البيانات المالية السنوية المدققة للشركة.

      •   مراجعة واعتماد أي تمويلات أو برامج مالية أخرى للشركة، بما في ذلك خطابات الضمان أو الائتمان أو التسهيلات، والتي سيتم اقتراحها وتقديمها من قبل العضو المنتدب / الرئيس التنفيذي للشركة.

      •   مراجعة تقارير لجان مجلس الإدارة، حسب الحاجة.

وفقًا لعقد التأسيس والنظام الأساسي لشركة آفاق، يتعين على جميع أعضاء مجلس الإدارة السعي لإعادة انتخابهم من قبل المساهمين كل ثلاث سنوات، ويجب على ثلث أعضاء مجلس الإدارة السعي لإعادة الانتخاب على أساس سنوي.

تعد أدوار ومهام رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي مستقلة ومنفصلة، مع تقسيم واضح للمسؤوليات. ويتحمل رئيس مجلس الإدارة مسئولية مجلس الإدارة حيث يضمن المشاركة والمساهمة الفاعلة لجميع أعضاء مجلس الإدارة. بينما يتحمل الرئيس التنفيذي المسؤولية عن جميع العمليات التشغيلة والإدارية لآفاق، بما في ذلك وضع الإستراتيجية والسياسات والإدارة التشغيلية، ويتصرف المدير التنفيذي وفقًا للسلطة التي يفوضها مجلس الإدارة.

يشارك جميع أعضاء مجلس الإدارة في مناقشة استراتيجية الشركة والأداء المالي والتشغيلي وإدارة المخاطر لها، سواء في اجتماعات مجلس الإدارة أو من خلال لجان مجلس الإدارة التي يعملون بها. وتنظيم هذه الاجتماعات ذات الصلة من أجل السماح بالمناقشة بشكل مفتوح وكذلك لأمور المساءلة.

يضع المجلس القواعد المتعلقة بالمسائل الإدارية والمالية وشؤون الموظفين؛ ويعرض متطلبات تنفيذ أعمال المجلس واجتماعاته والتفويضات المتعلقة بأدوار ومسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة.

قبل كل اجتماع للجان مجلس الإدارة، يتم تزويد أعضاء مجلس الإدارة بالمعلومات ذات الصلة وبشكل كامل فيما يتعلق بالأداء المالي والتحديثات حول تطوير الشركة وتَقدم الأعمال والمخاطر والامتثال والمقترحات. ويُمنح مجلس الإدارة وقتًا كافيًا لتقييم التقارير والمقترحات المقدمة ويمنح أيضاً وقتاً إضافياً في حال طَلب معلومات إضافية إذا لزم الأمر مما يُمكن مجلس الإدارة من القيام بمسؤولياته بشكل فعال. حيث يتضمن الحد الأدنى من المعلومات المقدمة إلى مجلس الإدارة بشأن المقترحات للمداولة ما يلي : الأهداف والمعلومات الأساسية والقضايا الرئيسية ، إلى جانب حجم التأثير المالي وغير المالي للمقترحات المقدمة لمجلس الإدارة لاتخاذ قرارات فاعلة.

يجوز للمدراء أصحاب العلاقة التواصل مباشرة مع الإدارة العليا لطلب المشورة وطلب المزيد من المعلومات وكذلك التحديثات على أي جانب من جوانب عمليات الشركة والمخاوف المالية.

بالإضافة إلى ذلك، يحق للمدراء أصحاب العلاقة طلب المشورة بشكل مستقل من الإدارة العليا بشأن مسائل محددة تتطلب رأياً غير متحيز على حساب آفاق ومصالحها . كما يوجد إجراء رسمي لتسهيل حصولهم على مشورة مهنية مستقلة. وسيتم توفير نسخة من التقرير أو المشورة ذات العلاقة لرئيس مجلس الإدارة، وإذا كان ذلك مناسبًا، سيتم تعميمها على جميع أعضاء مجلس الإدارة للمداولة.

تُعقد اجتماعات مجلس الإدارة كل ثلاثة أشهر وأيضا كلما دعت الحاجة لمناقشة أي قضايا حديثة ومستجدة. حيث أنه وفي كل اجتماع ، سيتم إبلاغ مجلس الإدارة من بين آخرين بالقرارات والقضايا البارزة من قبل رئيس/ ممثلين لجان المجلس ذات العلاقة.

لضمان الفاعلية في تنفيذ أدواره ومسؤولياته، يقوم مجلس الإدارة أيضًا بتفويض صلاحيات محددة وواضحة إلى اللجان التالية:

      1.   اللجنة التنفيذية

      2.   لجنة الترشيحات والمكافآت

      3.   لجنة التدقيق

      4.   لجنة المخاطر والامتثال التابعة لمجلس الإدارة

      5.   لجنة الامتثال للشريعة الاسلامية الداخلية

إن تفويض السلطة منصوص عليه صراحة في ميثاق لجان مجلس الإدارة المعنية. ويتم مراجعة الميثاق بشكل دوري لضمان اتخاذ قرارات فاعلة في إطار إدارة الشركة. كما تعمل لجان مجلس الإدارة أيضًا كلجان إشراف، حيث تقوم بالتقييم وتقديم التوصيات المناسبة للمسائل الواقعة ضمن اختصاصها وذلك لمجلس الإدارة للنظر فيها والموافقة عليها. ويتلقى مجلس الإدارة تحديثات من الرئيس / ممثلي اللجان المذكورة أعلاه بشأن الأمور التي تتطلب اهتمامًا خاصًا والتي يتم تداولها والنظر فيها في اجتماعات لجان المجلس.

يتمثل الدور الأساسي للجنة التنفيذية في الإشراف على تنفيذ ومراقبة قرارات مجلس الإدارة وتقديم التوجيه الاستراتيجي للشركة وفقًا للتفويض الممنوح لها من قبل مجلس الإدارة واللجنة. وتشمل المسؤوليات الرئيسية للجنة التنفيذية لمجلس الإدارة ما يلي:

      •   مراجعة وتقديم المدخلات والتوجيهات فيما يتعلق بتنفيذ ومراقبة الاستراتيجية/ الاستراتيجيات الخاصة بالشركة وجميع المسائل الأخرى التي وافق عليها مجلس الإدارة.

      •   مراجعة الخطط الاستراتيجية وخطط العمل وميزانيات الشركة.

      •   مراجعة الاستثمارات المحتملة وعمليات الدمج والاستحواذ وتصفية الأعمال والأصول الأخرى للشركة.

      •   مراجعة تقارير الإدارة الصادرة من قبل أقسام الأعمال ووحدات الدعم حول المبادرات الرئيسية التي تقوم بها الشركة.

      •   مراقبة وتقييم الظروف السياسية والاقتصادية والمالية والتطورات في الأسواق المالية على أساس مستمر ومناقشتها مع إدارة الشركة لضمان تحديد أي تأثير مادي محتمل وإدارته وفقًا لذلك.

      •   النظر في المسائل الأخرى والاضطلاع على المسؤوليات والتوجيهات والواجبات ذ من وقت لآخر كما هو مطلوب من قبل مجلس الإدارة.

تساعد لجنة الترشيحات والمكافآت مجلس الإدارة في القيام بمسؤولياته بفعالية والوفاء بمتطلبات الحوكمة فيما يتعلق بمسائل الترشيح والمكافآت لضمان ما يلي:

      •   وجود تشكيل إداري للشركة يمنح التزاماً فعالاً لأعضاء مجلس الإدارة والموظفين بالقيام بمسؤولياتهم وواجباتهم بشكل مناسب.

      •   منح الشركة المعايير والعمليات الكافية والمناسبة لاختيار صائب لتحديد المرشحين المناسبين ليصبحوا أعضاء في مجلس الإدارة.

      •   تتخذ الشركة إجراءات مناسبة لتقييم مستويات المكافآت لمجلس الإدارة والرئيس التنفيذي والإدارة العليا والموظفين.

      •   من خلال لجنة الترشيحات تتبنى الشركة وتراقب وتطبق سياسات المكافآت والإجراءات المناسبة ذات العلاقة التي تعكس قيم الشركة ومبادئها.

      •   من خلال لجنة الترشيحات يتم ضمان إصدار تقارير الشركة والإفصاحات المتعلقة بالمكافآت وبذلك تفي بأهداف الإفصاح المتعلقة بمجلس الإدارة وجميع المتطلبات القانونية ذات الصلة.

      •   يكون للشركة الخطط الكافية والملائمة لتداول السلطة.

تقوم لجنة التدقيق بمساعدة مجلس الإدارة في الإشراف على التقارير المالية والرقابة الداخلية وإدارة المخاطر وعمليات الإدارة التي تجري حاليًا في شركة آفاق. كما تقوم لجنة التدقيق بمراجعة النتائج المالية ربع السنوية ونصف السنوية ونهاية السنة وخطة التدقيق وتقرير التدقيق ووظائف التدقيق الداخلي ومعاملات الجهات ذات الصلة وحالات تضارب المصالح واستقلالية المدققين الخارجيين. ووفقًا لمتطلبات البنك المركزي، تستوفي آفاق التقديم المطلوب لقوائمها المالية مع التأكيدات التنظيمية الخطية لمتطلبات الامتثال التي وضعها البنك المركزي في الإطار الزمني المحدد.

لجنة المخاطر هي المسؤولة عن صياغة ومراجعة سياسات إدارة المخاطر واستراتيجية المخاطر لشركة آفاق. وتحدد لجنة المخاطر ورئيس إدارة المخاطر في الشركة أهداف إدارة المخاطر عبر فئات المخاطر وخطوط الأعمال بهدف تحديد استعداد وأهلية الشركة لتحمل المخاطر .

يعتمد نهج إدارة المخاطر في آفاق على ثلاثة خطوط رئيسية لمفهوم الدفاع ، حيث تدار المخاطر من وجهة أنشطة المخاطرة، لضمان المساءلة الواضحة عن المخاطر عبر الشركة وإدارة المخاطر كعامل تمكين لوحدات الأعمال. وكخط دفاع أول، فإن الإدارة التنفيذية، بما في ذلك جميع وحدات الأعمال والوحدات التي تتولى الأنشطة التي تخاطب وتتواصل مع العملاء ، هي المسؤولة بشكل أساسي عن إدارة المخاطر بشكل يومي من خلال اتخاذ الإجراءات المناسبة للتخفيف من المخاطر من خلال الضوابط الفعالة. أما خط الدفاع الثاني فيوفر وظائف إشرافية ويقوم بمراقبة مستقلة لأنشطة الأعمال الخاصة بالشركة ويقدم تقارير إلى الإدارة للتأكد من أن الشركة تقوم بأعمالها وتعمل في حدود النهج المعتمد وتتوافق مع اللوائح المعتمدة . وأخيراً فيما يتعلق بخط الدفاع الثالث فهو ينحصر في التدقيق الداخلي الذي يوفر تأكيدات مستقلة للمجالس المعنية لضمان أن الضوابط الداخلية وأنشطة إدارة المخاطر تعمل بشكل فعال.

يتألف إطار عمل الإدارة من أربع جهات مختلفة: لجنة الرقابة الشرعية الداخلية ، ولجنة الامتثال للشريعة الاسلامية الداخلية، وإدارة الرقابة الشرعية الداخلية ووحدة التدقيق الشرعي الداخلية.

أعضاء اللجنة الشرعية الداخلية علماء مرموقون في مجال التمويل الإسلامي. وتضمن لجنة الرقابة الشرعية الداخلية أن أحكام الشريعة المتعلقة بنموذج أعمال وخدمات التمويل الإسلامي لآفاق تتوافق مع مبادئ الشريعة الإسلامية وقرارات الهيئة العليا الشرعية في المصرف المركزي والسلطات الشرعية ذات الصلة. وتخضع لجنة الرقابة الشرعية الداخلية في آفاق للتنظيم من قبل المصرف المركزي لدولة الإمارات العربية المتحدة وتشرف عليها الهيئة العليا الشرعية. وتشرف لجنة الرقابة الشرعية الداخلية على جميع المعاملات والعمليات والأنشطة بالتنسيق الكامل مع إدارة الرقابة الشرعية الداخلية لضمان توافق جميع أعمال آفاق مع الشريعة الإسلامية تمامًا. ولجنة الامتثال للشريعة الداخلية هي لجنة للإشراف على جميع الأنشطة التي يتم تنفيذها في الشركة. والغرض الوحيد منها هو مساعدة الإدارة العليا في الوفاء بمسؤولياتها الرقابية. وتقوم إدارة الرقابة الشرعية الداخلية بمراجعة وتحليل المخاطر المرتبطة بجميع الأنشطة الحالية للشركة وامتثالها لأحكام الشريعة الإسلامية. وتنعقد اجتماعات لجنة الامتثال الشرعي بشكل دوري أو بناءً على متطلبات محددة.

يضمن مجلس الإدارة أن المساهمين على دراية جيدة باستراتيجية أعمال آفاق وتوجهاتها. ويعد التواصل الشفاف والسريع مع المساهمين أمرًا ضروريًا في التنفيذ الناجح لاستراتيجيات آفاق، ويساعد على تعزيز ثقة المساهمين في نجاح آفاق. وإنه من الضروري رفع مستوى مصداقية الشركات والإدارة وكذلك ثقة المستثمرين، وعليه قامت شركة آفاق بتصميم إطار اتصال مع مجموعات واضحة من إرشادات وبروتوكولات الاتصال التي تشتمل على ما يلي:

      •   استخدام مختلف وسائل الاتصال المتاحة

      •   السياسات والإجراءات المتعلقة بنشر المعلومات للمساهمين ووسائل الإعلام وأصحاب المصلحة الآخرين

      •   نهج تَدريجي و سلس في التعامل مع المعلومات الواردة، والآليات المستخدمة لقياس الآراء الخارجية

ويتم إجراء الاتصالات والتواصل مع أصحاب المصلحة من خلال المتحدثين الرسميين المعينين والمعتمدين من قبل مجلس الإدارة أو الرئيس التنفيذي للشركة.

تم إعداد البيانات المالية وفقًا للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية وتوجيهات مصرف الإمارات العربية المتحدة المركزي. ويتم إعداد البيانات المالية بعناية، مما يوفر رؤية حقيقية وعادلة لوضع شركة آفاق اعتبارًا من نهاية السنة المالية. ويتم تطبيق السياسات المحاسبية المناسبة بشكل ثابت في إعداد البيانات المالية مدعومة بأحكام وتقديرات منطقية . ويتحمل أعضاء مجلس الإدارة المسؤوليات العامة في اتخاذ تلك الخطوات التي تكون منفتحة لحماية أصول آفاق والتأكد من أن التقرير المالي لشركة آفاق يقدم تقييمًا متوازنًا وشاملًا لمركزها المالي وتوقعاتها.

يتمتع مجلس الإدارة بتفويض رئيسي لإنشاء وضمان نظام سليم للرقابة الداخلية وفي تحديد مستوى تحمل المخاطر لدى شركة آفاق بالإضافة إلى تحديد وتقييم ومراقبة مخاطر الأعمال الرئيسية بشكل مستمر لحماية استثمارات المساهمين وأصول آفاق. ويتم تنفيذ هذه الوظائف من قبل لجنة التدقيق ولجنة المخاطر والامتثال التابعة لمجلس الإدارة والمسؤولة عن وظائف إدارة المخاطر وإعداد التقارير المالية والإفصاحات والامتثال التنظيمي وعمليات الرقابة الداخلية. وفي سبيل ذلك، يضمن مجلس الإدارة أن العمليات المالية وإدارة المخاطر والسياسات والإجراءات وآليات الرقابة كافية ومناسبة من خلال المراجعة الدورية والاختبار والتقييم على النحو المنصوص عليه من خلال خطط التدقيق وإدارة المخاطر. وتتطلب بيئة التشغيل الديناميكية لشركة آفاق من مجلس الإدارة مراجعة ومراقبة فعالية نظام الرقابة الداخلية. فيتم إجراء الاختبار الذاتي المنتظم وتقييم المخاطر عالي المستوى، ويليه المراجعة والتحديث على أساس دوري. وبناءً على المراجعة التي يتم إجراؤها على مدار العام، يخلص مجلس الإدارة إلى أن نظام آفاق للرقابة الداخلية مناسب لتلبية الاحتياجات المتغيرة والمتطلبات التنظيمية.

ملحوظة المترجم: المستند الماثل غير مُعد للتصديق لدى وزارة العدل الإماراتية